ChatGPT Work Praxisguide: 6-Rollen-Workflow-Prompts + Scheduled-Tasks-Rezepte (2026)

[Rolle] + [Datenquelle @Plugin] + [konkrete Aufgabe] + [Output-Format] + [Constraints] + [Akzeptanzkriterien]

Beispiel-Skelett:
Du bist [Rollenbezeichnung]. Ziehe aus @Salesforce und @Gmail [Zeitraum] [Datentyp].
Führe [konkrete Aktion] aus, Output als [Google Docs / Excel / PPT / Sites].
Constraints: [keine Quelldaten ändern / Beträge 2 Dezimalstellen / keine externen E-Mails].
Nach Abschluss [Slack-Benachrichtigung / Speichern in Ordner X].

Erstelle einen Scheduled Task: jeden Werktag um 16:00 Uhr.

1. Prüfe meine @Google Calendar Kundenmeetings für morgen (interne ausschließen)
2. Pro Kundenmeeting:
   - Ziehe aus @SharePoint / @Salesforce Account-Notizen und Interaktionen der letzten 30 Tage
   - Suche öffentliche News und Führungskräfte-Aktivität der letzten 30 Tage
   - Schreibe 2–3 Sätze Hintergrund pro externem Teilnehmer
3. Erstelle 2–3-seitigen Brief pro Meeting, speichere als @Google Drive Dokument
4. Sende @Gmail Zusammenfassung mit Brief-Links

Output: Betreff „Kundenmeetings Brief — [Datum]“, Body als Tabelle (Kunde | Zeit | Themen | Brief-Link)

Basierend auf @Salesforce für [Account-Name] – alle Deals, Kontakte, Aktivitäten:

1. Erstelle interaktives Account Command Center (Sites) mit:
   - Pipeline-Übersicht (Stage, Betrag, Close Date)
   - Signale der letzten 7 Tage (E-Mails, Meetings, Tickets)
   - Priorisierte nächste Schritte
2. Scheduled Task: jeden Werktag 08:00 automatisches Site-Update
3. Bei signifikanten Änderungen: @Slack DM

Constraints: keine automatischen externen E-Mails; Beträge aus CRM-Rohdaten.

Analysiere @Salesforce Leads der letzten 30 Tage und Follow-ups, kreuzvergleiche mit @Gmail Sales-Korrespondenz.

Identifiziere:
1. Leads ohne Follow-up >48 h (nach Quelle gruppiert)
2. Bruchpunkte in der Follow-up-Kette (wo Response-Rate einbricht)
3. Geschätzter Pipeline-Verlust in EUR/USD

Output:
- Excel-Detail (Lead-ID | Quelle | Letztes Follow-up | Bruchtyp | Empfehlung)
- 1-seitige Executive-Summary-PPT mit siebenstelliger Opportunity
- Wöchentlich wiederholbarer Review-Workflow für Scheduled Task

Ich habe folgende Research-Materialien hochgeladen: [Anhang / @Google Drive Link]

Führe End-to-End-Marketing-Workflow aus:

Phase 1 — Brief:
- Zielgruppe, Pain Points, Wettbewerbsposition
- Campaign Brief (Google Docs) mit Message Pillars und Kanälen

Phase 2 — Asset-Generierung:
- Aus Brief: 1 Akquise-E-Mail, 3 LinkedIn-Posts, 1 Landing-Page-Outline
- Speichern in @Google Drive „Campaign / [Produktname]“

Phase 3 — Regionalisierung:
- Kern-Assets für USA, Europa, APAC (Sprache, Kultur, Compliance)
- Sensitive Formulierungen für manuelles Review markieren

Nach jeder Phase pausieren, auf meine Bestätigung warten.

Scheduled Task jeden Montag 07:00:

1. Aggregiere @Slack #product-launch und @Microsoft Teams „Go-to-Market“ der letzten 7 Tage
2. Extrahiere: Entscheidungen, offene Fragen, Meeting-Blocker
3. Aktualisiere @Google Drive „Wochenagenda“ (Versionierung beibehalten)
4. Poste max. 5 Bullet Points in @Slack #leadership

Constraints: nur öffentliche Diskussionen; keine confidential-Nachrichten.

Unterstütze Budget-Varianzanalyse für [Monat]:

1. Ziehe Tabellen aus @Google Drive „Finance / Actuals“ und „Finance / Forecast“
2. Neues Reconciliation-Workbook in @Google Sheets:
   - Abteilungsweise Ist vs. Forecast
   - Markiere Abweichungen >5% oder >$50K
   - Originalformeln beibehalten, Quelldateien nicht überschreiben
3. Performance-Kommentar-Entwurf (Google Docs): Revenue / COGS / OpEx
4. 5–8-seitige Management-PPT mit Charts (Template-Stil)
5. Liste 3 Schlüsselentscheidungen für manuelle Finance-Prüfung

Constraints: keine Quelldaten ändern; jede Zahl mit Zellreferenz.

Du bist AP-Spezialist. Vergleiche:
- Zahlungsregister: [@Google Drive Link]
- Rechnungsliste: [@Google Drive Link]

Markiere Anomalien (Tabelle):
| Problemtyp | Lieferant | Rechnungsnr. | Betrag | Maßnahme |
- Betragsabweichung >2%
- Fehlende Steuernummer
- Doppelte Rechnungsnr.
- Lieferantenname-Mismatch

Keine automatischen Zahlungen; nur Review-Tabelle.

Jeden Werktag 06:30 automatisch:

1. Zugriff auf [internes Dashboard URL / @SharePoint Report]
2. Vergleich mit gestrigem Snapshot: Änderungen >10% oder neue rote KPIs
3. 1-seitiger Morning Brief (Google Docs):
   - TOP 3 heute
   - KPI-Tabelle
   - Verantwortliche
4. @Gmail an ops-leads@company.com

Bei fehlendem Dashboard-Zugriff: in Plan Phase melden, keine Daten erfinden.

Überwache neue Kundenfeedbacks der letzten 14 Tage aus:
- @Slack #customer-feedback
- @Gmail Label „NPS-Detractor“
- @Google Drive „Support Tickets Export“

1. Cluster in 5–8 Themen (mit Zitaten)
2. Priorisierung: Häufigkeit × Impact × Implementierungsaufwand
3. Produkt-Backlog-Liste (Notion / Google Docs)
4. Scheduled Task: jeden Freitag automatisches Refresh

Constraints: anonymisierte Zitate, keine Kundennamen.

Launch Readiness für [Produkt/Feature]:

1. @Jira: Epic/Story-Status, offene Blocker
2. @Google Drive „GTM Plans“: Meilensteine prüfen
3. @Slack #product-launch: offene Diskussionen der letzten 7 Tage
4. Readiness-Report (Google Docs):
   - Score (rot / gelb / grün)
   - Blocker-Liste (Owner | Deadline | Risiko)
   - Go / No-Go mit Begründung

Keine automatischen Jira-Statusänderungen; Hochrisiko = manuelle Entscheidung.

Im Codex-Modus:
1. Review PR #123 in [repo/name], Fokus [Security / Performance / Test Coverage]
2. Zeilenweise Review-Kommentare in PR-Sidebar
3. Bei Approval: Release-Notes-Entwurf

Wechsel zu Work:
4. Release Notes als @Confluence-Seite formatieren
5. @Slack #engineering Ankündigungsentwurf (nicht automatisch senden)

Im Codex-Modus über [frontend-repo] und [backend-repo]:
1. Aggregiere gemergte PRs und offene P0/P1 Issues dieser Woche
2. Engineering-Weekly als Markdown

Wechsel zu Work:
3. Konvertiere zu Google Docs, Burn-down aus @Jira einfügen
4. Scheduled Task jeden Freitag 17:00

Scheduled Task einrichten:
- Frequenz: [täglich / montags / 1. des Monats / bei @Slack Keyword]
- Zeit: [Zeitzone + Uhrzeit]
- Aktion: [Workflow-Beschreibung]
- Benachrichtigung: [Slack-Kanal / E-Mail / keine]
- Manuelle Freigabe: [Schritte die meine Approval brauchen]